Checklist: Cómo organizar un evento con éxito

Checklist: Cómo organizar un evento con éxito

Ya sea de forma profesional o personal, en muchas ocasiones nos encontramos con la responsabilidad de tener que organizar algún evento de algún tipo (desde nuestra boda hasta una fiesta de empresa pasando por la despedida de una compañera de trabajo) sin saber muy bien por dónde empezar.

Hemos pensado en echarte un cable y hemos creado para ti este sencillo checklist que te ayudará a tenerlo todo planeado y a no dejarte ningún pequeño detalle. Además, lo hemos distribuido por fases de tiempo para que tengas siempre claro en tu agenda qué es lo que toca en cada momento.

¿Preparado? Toma nota.

Primera fase: meses antes del evento

    • Escoge la temática y calcula aproximadamente el número de personas que asistirán.
    • Escoge y reserva el lugar en el que tendrá lugar el evento.
    • Crea un presupuesto genérico.
    • Planifica la logística (catering, actuaciones, ponencias…).

Segunda fase: 1 mes antes del evento

  • Haz una lista con los materiales que vas a necesitar y empaquétalos.
  • Asigna las tareas específicas a cada miembro del equipo, si procede.
  • Chequea y confirma todos los detalles de la logística con los proveedores (transporte, decoración, catering, fotógrafos…)
  • Envía las invitaciones y genera todo el material para promocionar tu evento (ya sea evento en redes sociales, invitaciones en papel, por e-mail…).

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Tercera fase: una semana antes del evento

  • Haz un chequeo del espacio y confirma con el proveedor que todo está listo y a la medida de tus necesidades.
  • Termina de cerrar la agenda del evento.
  • Confirma con los invitados su asistencia.
  • Contacta de nuevo con todos los proveedores para recordarles la fecha y cualquier asunto que pudiera haber quedado pendiente.
  • El día antes del evento, transporta todo lo necesario al lugar donde se celebrará.
  • El día antes del evento, prepara una pequeña bolsa con material de emergencia que puedas necesitar (tijeras, bolígrafos, números de teléfono de todo el equipo…)

Cuarta fase: el día del evento

  • Haz las comprobaciones técnicas (necesidades del equipo técnico, wifi…) y en general todo lo que vayas a necesitar a nivel técnico.
  • Prepara todo el material que vayas a usar y colócalo en su lugar.
  • Repasa la agenda del evento con todas las personas implicadas.

Quinta fase: después del evento

  • Revisa toda la contabilidad: recupera todos los tickets, facturas… y clasifícalos.
  • Envía notas de  a quien consideres oportuno.
  • Almacena el material que ya no vayas a necesitar. Ten en cuenta que en Boxmotions ofrecemos un servicio de trastero inteligente en la puerta de tu casa, lo que significa que nos ocupamos de transportar lo que quieras a nuestro almacén y que te lo traemos de vuelta cuando quieras. De esta forma podrás liberar espacio en tu casa u oficina de todas esas cosas que solo utilizas puntualmente para eventos como este. ¡Así de sencillo!

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