¿Mudanza de oficina? No te pierdas estos consejos

¿Mudanza de oficina? No te pierdas estos consejos

¿Te han seleccionado como responsable para organizar la mudanza de tu oficina y no sabes por dónde empezar ? Es que si una mudanza de domicilio es complicada… la mudanza de oficina puede convertirse en una auténtica pesadilla si no nos organizamos como es debido o recurrimos a profesionales que contribuyan a hacerla lo más llevadera posible. 

 

La mudanza de oficina puede convertirse en una auténtica pesadilla si no nos organizamos como es debido o recurrimos a profesionales que contribuyan a hacerla lo más llevadera posible. Clic para tuitear

 

Es por ello, que en Boxmotions hemos enumerado en este post los mejores consejos para realizar una mudanza de oficina sin complicaciones ni imprevistos.

Consejos para la mudanza de tu oficina

1. Planifica la fecha de mudanza

Suena a un consejo irrelevante pero, elegir el día que se va a realizar la mudanza, es tan importante como todo el resto ya que hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones:

  • Que la fecha de mudanza elegida no sea en un día festivo.
  • Que no sea en el día “pico” de la semana donde la empresa tiene más trabajo y así evitar perder ventas.
  • En el caso que decidan hacer la mudanza por su cuenta, asegurarse que sea un día donde esté toda la plantilla de trabajadores para que ayuden a agilizar el proceso.
  • En el caso que decidan contratar una empresa profesional de mudanzas, asegurar fechas de disponibilidad para evitar imprevistos.

2. Realiza un registro de todo

Es que recordar qué había en cada caja o para qué se usaba aquel cable puede ser una absoluta pesadilla. Con el objetivo de tener este registro siempre controlado, una buena idea es crearlo en digital y tener un respaldo en papel. Así, si se diera algún problema, siempre quedaría una copia del mismo a salvo. Algunas recomendaciones para realizar un correcto registro de tu mobiliario:

  • Estandariza con nomenclatura el registro de cada cosa. Esto es especialmente importante para la documentación a conservarPor ejemplo, si tienes varias cajas con documentación del departamento de Marketing, una buena práctica sería poner una etiqueta con un nombre como “DPTO_MKTG_CAJA_1.
  • Cuando hagas el registro, intenta ordenar la lista por agrupación. Ya sea por el tipo de artículo o por el departamento de trabajo. Esto te ayudará a que no te olvides de nada y de esta forma, la vuelta a la normalidad en la oficina será mucho más sencilla.

 

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3. Pide a cada trabajador que cree su ‘caja de imprescindibles’

Solicita a los trabajadores que creen su ‘caja de imprescindibles’. ¿Qué significa? Aquellos elementos que sean absolutamente necesarios para realizar sus tareas y que puedan ser trasladados en último lugar (y entregados en primero) con el objetivo de minimizar las consecuencias de la mudanza. Aquí algunos ejemplos de imprescindibles:

  • Portátil 
  • Cargador de portátil (siempre queda en el olvido)
  • Ratón
  • Teclado
  • Libreta 
  • Planta (es que ayudan a generar un espacio zen y de concentración)
  • Silla de trabajo

4. Toma medidas de cuidado con tu hardware

Uno de los elementos más delicados a la hora de realizar una mudanza de oficina es sin duda el traslado de todos los equipos de hardware (servidores, ordenadores, etc.). Aquí algunos consejos para asegurar la integridad del equipamiento:

  • Ordena los cables con cuidado para asegurar que desenredarlos no se conviertan en una tarea eterna.
  • Utiliza material de embalaje para asegurar que el hardware está protegido. El plástico de burbuja para la mudanza puede ser de mucha ayuda para evitar golpes.
  • Contrata un servicio de mudanza de confianza que incluya seguro, presta especial atención al registro o inventario del que antes hablábamos y asigna responsables por departamento para realizar el seguimiento de los mismos.

5. Avisa a tus clientes y proveedores

Algo común cuando nos enfrentamos a un proceso de mudanza en la oficina es olvidar avisar a clientes y proveedores. Aquí algunas recomendaciones para que toda tu cadena de suministro esté avisado de la mudanza:

  • Cambiar vuestra nueva dirección: recordar hacer el cambio en canales como Google Maps, tarjetas de visitas, web, email y en todos los canales de comunicación en que la empresa esté presente.
  • Notificación del día de mudanza: recomendable que les hagáis saber qué días se producirá la mudanza, por si es más complicado encontraros o alguna de vuestras tareas pudiera sufrir algún tipo de retraso por esta situación.

6. Presta especial atención a la seguridad física de tus trabajadores

El último de nuestros consejos es el de prestar especial atención a la seguridad física del puesto de trabajo durante el proceso de mudanza. Es importante hacerles recordar a tus trabajadores:

  • Las cajas de mudanza nunca deben sobrepasar los 25 kg de peso.
  • Transportar mobiliario de oficina entre dos o más personas.
  • Al momento de levantar peso del suelo, asegurar de tener un firme control sobre el objeto que se está levantando, doblando las rodillas y manteniendo la espalda recta.

Con estas recomendaciones,evitarás lesiones al transportar las cosas y el proceso será mucho más sencillo.

Recuerda que en Boxmotions ofrecemos un servicio de mudanzas, y que también trabajamos con empresas. ¡Mira que bien nos ha ido con People Excellence!

 

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