¿Cuánto tiempo debo conservar la documentación de mi empresa?

¿Cuánto tiempo debo conservar la documentación de mi empresa?

A la hora de gestionar una empresa, una de las cuestiones más comunes que nos asaltan a la hora de hacer referencia a la documentación y las facturas es: ¿cuánto tiempo estoy obligado, por ley, a conservarlas?

Y es que admitámoslo, uno de los problemas más habituales es la falta de espacio para archivarlos. Una buena opción es recurrir a un servicio de almacenamiento fiable, que nos permita liberar espacio en nuestro día a día pero que, a la vez, nos sirva para no tener que eliminar cierta documentación que podría ser necesaria en el futuro en el caso de tener que hacer frente a una inspección.

Hoy hemos querido aclararte un poco más sobre tus obligaciones a la hora de conservar documentación. Toma nota.

Conservación de documentos desde el punto de vista fiscal

De forma general, las empresas están obligadas a conservar la documentación fiscal durante un periodo de 4 años, tiempo en que la Administración tiene derecho a solicitar una inspección.

En este apartado entrarían los libros de contabilidad y de registros, así como toda la documentación referente al IRPF, el IVA, etc.

Sin embargo, debes tener en cuenta que puede producirse una inspección parcial y que, en ese caso, el plazo empezaría de nuevo a partir de esa fecha, por lo que la recomendación es la de no deshacerse de los documentos en un plazo de 10 años. Asimismo, debes tener en cuenta que estos plazos pueden cambiar ligeramente sea cual sea tu actividad laboral.

Conservación de documentos relacionados con el IVA

Con carácter general, tanto los emisores como los receptores de las facturas están obligados a guardar toda la documentación referente al IVA por un plazo de 4 años.

Entrarían en estos documentos las copias de las facturas, las facturas de operaciones de inversión, las facturas recibidas, los documentos que acrediten el pago de impuestos a la importación y los recibos del Régimen especial de Agricultura, Ganadería y Pesca.

Además, debes tener en cuenta las normas especiales en lo que respecta al IVA, ya que las facturas relacionadas con los bienes muebles deben guardarse por 4 años, mientras que las relacionadas con bienes inmuebles tienen un plazo de 9 años.

Conservación de documentos desde el punto de vista mercantil

Si prestamos ahora atención a lo apuntado por la Cámara de Comercio, toda la documentación relacionada con el comercio debe conservarse como mínimo durante 6 años, incluso si se diera un cese de la actividad comercial.

Por lo que respecta a los impuestos, la normativa en este sector obliga a conservarlos hasta 6 años, y no 4.

Ya lo sabes: la mejor recomendación es consultar con tu asesor fiscal y, por supuesto, y archivar tus documentos el máximo de plazo posible para evitar sorpresas en el futuro.

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