Guía para archivar documentos

Guía para archivar documentos

Uno de los problemas más comunes a los que nos enfrentamos en una oficina (aunque también en nuestros hogares) es el almacenamiento de archivos y documentos. ¿Cómo ordenarlos para tenerlos bien localizados? ¿Cómo protegerlos?

Hoy hemos querido traerte una serie de consejos prácticos para archivar documentos

Normas básicas para el archivo de documentación

Escoge buenas carpetas o archivadores

Parece obvio, ¿no? La elección del lugar en el que almacenaremos toda la documentación es sin duda un punto primordial al enfrentarnos a esta tarea, ya que estos deberán ser capaces de soportar el paso del tiempo y proteger todos los archivos durante años.

Escoge un sistema de codificación

Una vez contemos con los ‘recipientes’ en los que archivaremos toda la documentación, el paso más importante es el de escoger un sistema para codificarla, sistema que deberemos poner en conocimiento de todas aquellas personas encargadas de manejar documentación con el objetivo de ser capaces de continuar el orden creado.

A la hora de escoger el sistema de codificación, debemos tener en cuenta una serie de reglas básicas:

  • El código utilizado debería tener una longitud constante, que no vaya cambiando con el tiempo.
  • Debe poder ser utilizado y entendido por el personal cualificado.
  • Es preferible que, en general, sea más largo que corto, ya que eso nos permitirá incluir en él más información.

Separa la documentación por proyectos y mantén el orden

Una vez definido el sistema de codificación y ‘etiquetada’ toda la documentación, una buena manera de proceder consiste en utilizar carpetas o archivadores por proyectos, que nos permitan encontrar más fácilmente la documentación. En este sentido, es interesante mantener los documentos más actualizados en la parte delantera de esta forma, serán mucho más fáciles de localizar.

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Deshazte de lo innecesario

Y es que tan importante es archivar la documentación como ser capaces de tenerla siempre ordenada. Para ello, deberemos hacer regularmente el ejercicio de revisar toda nuestra documentación y de eliminar toda aquella que no sea necesaria archivar. Para ello, recuerda, será importante utilizar una trituradora o una papelera especial, sobre todo si esa documentación es susceptible de contener cualquier tipo de dato personal.

Distingue entre documentación informativa o administrativa

Un último consejo práctico a la hora de archivar documentación en la oficina consiste en distinguir siempre entre la documentación informativa, por un lado, y la administrativa, por el otro.

Mientras que la informativa carece de valor administrativo (fotocopias de expedientes, catálogos comerciales, etc.), la administrativa se caracteriza por ser o haber sido producida por la propia oficina, y es la requiere más cuidado a la hora de ser archivada. En este sentido, ahí van unos últimos consejos para archivarla:

  • Evita la duplicidad de expedientes o archivos.
  • En la medida de lo posible, guárdalos diariamente en sus ficheros correspondientes, evitando así tener que hacerlo cuando haya varios acumulados.
  • Cuando necesites archivar documentos que no están en formato papel (cd’s, memorias USB, etc.) puedes hacerlo separados físicamente de su archivo, pero dejando siempre constancia aquí de su existencia y localización.

Uno de los motivos más comunes por los que las empresas nos contactan en Boxmotions es precisamente el almacenamiento de documentos, y es que una buena idea para achivarlos cuando no disponemos del espacio suficiente para hacerlo en nuestro hogar o nuestras instalaciones consiste en recurrir a un servicio de trastero.

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