Metodología 5s: Cómo aplicarla en tu oficina

Metodología 5s: Cómo aplicarla en tu oficina

Qué difícil y a la vez que útil resulta la organización, sobre todo cuando hablamos del espacio de trabajo.

Quizá las palabras Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke no te resulten familiares, pero debes saber que forman parte de uno de los métodos de organización (y más eficaces, en teoría) del mundo.

Se conocen popularmente como ‘las 5S’.

Se tratan de una técnica de gestión japonesa ideada por la empresa Toyota en la década de los 60. Básicamente, el objetivo es el mismo que el del método de Marie Kondo: si ordenamos por fuera, ordenamos por dentro y eso, en consecuencia, nos lleva a un aumento de la eficiencia y la productividad. Te lo contamos todo sobre la aplicación de las 5s en una empresa:

¿Cuáles son los ejes de la metodología 5s?

oficina organizada con las 5s
Foto cortesía de  Carl Heyerdahl, Unsplash

Eje 1. Seiri: Clasificar

Y es que el primer paso en toda buena organización consiste en analizar la utilidad de cada uno de los elementos que forman parte de nuestro espacio de trabajo.

¿El truco? Tomar cada uno de los objetos por separado y analizarlos en profundidad. Si no suponen de enorme utilidad deben ser eliminados. Esto nos ayudará a no acumular elementos que lo único que hacen es inundar (y deteriorar) el espacio de trabajo.

Eje 2. Seiton: Ordenar

Una vez eliminado todo aquello que no es realmente necesario, llega el momento de poner orden en todo lo que nos hemos quedado.

¿El truco? Dejar a mano lo absolutamente necesario (teléfono, ordenador, monitor) y almacenar todo lo secundario (grapadora, calculadora…) para que no entorpezca el espacio de trabajo.

Eje 3. Seiso: Limpiar

Resulta obvio, ¿no? Está demostrado que un espacio de trabajo limpio, además de ordenado, aumenta nuestra productividad.

¿El truco? En esta fase, además de limpiar en profundidad (no solo la mesa de trabajo, también todos los espacios de almacenaje), debemos dedicarnos a arreglar todas aquellas cosas que puedan entorpecer nuestro día a día. Si una de las ruedas de nuestra silla está encajada o uno de los cajones de la cajonera se atasca, es el momento de ponerles solución.

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Eje 4. Seiketsu: Estandarizar

Se trata de crear patrones. Una vez dispongamos de una superficie liberada, ordenada y limpia, debemos disponernos a analizar cómo interactúan cada uno de los elementos de nuestro espacio de trabajo entre sí.

¿El truco? Cada vez que un elemento nuevo se incorpore a nuestro espacio de trabajo (una presentación, una carpeta de facturas…) debemos saber exactamente qué lugar va a ocupar.

Eje 5. Shitsuke: Mantener el orden y la disciplina.

Una vez organizado y limpio el espacio de trabajo, la quinta de las reglas consiste en mantener el orden y el sistema creado.

¿El truco? Calendarizar en nuestras agendas una revisión periódica del sistema (una vez al mes, una vez cada tres meses) para revisar que todo se mantiene como establecimos en su momento.

¿Cuáles son los beneficios del método de las 5S?

  1. Implica a los trabajadores en una tarea común, lo que contribuye a generar un mejor ambiente de trabajo.
  2. Reduce el riesgo de accidentes laborales (demostrado).
  3. Mejora la productividad y la eficacia, al trabajar siempre en un ambiente limpio y ordenado.
  4. Reduce el estrés y mejora la comunicación interna en la empresa.

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