Manual de Instrucciones para trabajar tranquilo desde casa

¿Conoces las mejores prácticas para que el teletrabajo no se convierta en una pesadilla?

Hoy en día, el auge de las tecnologías y, sobre todo, la pandemia de la COVID-19, han acelerado el fomento del teletrabajo. El proceso natural que debería haber tenido su implementación ha terminado por ser inmediato, transformando la vida laboral para siempre, tanto para empresas como para trabajadores.

Pero, por muy cómodo que pueda parecer a priori, es importante que tengas en cuenta este Manual de instrucciones para trabajar tranquilo desde casa que hemos elaborado desde Boxmotions, aportando a tu productividad y al espacio idóneo que necesitas para trabajar.

En este artículo te compartimos las ventajas vs. los inconvenientes y las herramientas o apps para hacértelo más fácil.

¿Es oro todo lo que reluce en el homeworking?

Y es que, se bien es cierto que el teletrabajo supone unas ventajas muy claras:

• Flexibilidad organizativa que genera aumentos en la productividad.
• Favorece la conciliación de la vida laboral y personal.
• Facilita la inclusión de colectivos en riesgo de exclusión laboral o personas con movilidad reducida.
• Beneficia al medio ambiente al reducir los desplazamientos de ida y vuelta hacia el puesto de trabajo.
• Contribuye a la cohesión territorial creando oportunidades de empleo en zonas rurales o deprimidas económicamente.
• Reduce los costes de oficina para la empresa.

También la comodidad de tu hogar puede tener varios inconvenientes:

• Dificulta la separación entre la vida laboral y la personal, por lo que no resulta fácil desconectar más allá del horario laboral.
• Por el contrario, puede disminuir el rendimiento del trabajo debido al absentismo laboral estando en casa.
• Aísla al trabajador de un ambiente profesional, por lo que puede favorecer que se pierda el arraigo a la empresa.
• Además del aumento en gastos como electricidad o calefacción, también es posible que el trabajador incurra en gastos para mejorar su mobiliario o equipamiento electrónico para adaptarlos a sus nuevas necesidades.

Vale, me toca teletrabajar, ¿y ahora qué?

Para poder aprovechar mejor el espacio de tu casa y tu tiempo trabajando en ella, te dejamos nuestro manual de instrucciones para un teletrabajo efectivo. Para ello, vamos a dividirlo en categorías:

1. Organización.

Como es obvio, la organización debe ser el pilar sobre el que se sostenga nuestro trabajo desde casa. Teletrabajar no es solo trabajar desde el ordenador sentados en el sofá, también implica coordinarse con el resto del equipo. Para ello, es necesario estar en comunicación constante con ellos, saber cómo ordenar tanto su trabajo como el tuyo y cumplir con lo que se nos solicite. Por esto, es primordial que mantengas una buena organización del trabajo para saber diariamente qué hay que hacer, qué se ha hecho, qué se está haciendo y qué es lo que está por hacer.

Como no tienes cerca a alguien que te apremie y reclame tus resultados, lo ideal es que te pongas metas sencillas, que puedas resolver en un día y poder presentar los resultados casi en tiempo real. Si la tarea que tienes por delante es demasiado compleja para terminarla en una jornada, puedes dividirla en partes para poder aplicar la máxima de “una meta al día”.

Es verdad que conectarte y mantenerte sincronizado con el resto del equipo es más difícil, pero no es imposible. Como consejo, agendar tus reuniones al principio o al final de la jornada te ayudará a controlar mejor el horario y poder así desconectar del trabajo cuando hayas acabado.

Otro factor que puede influir negativamente en tu trabajo, es la organización de tu propia casa. Una casa desordenada puede conseguir que pierdas un tiempo maravilloso que tenías destinado a finalizar esa tarea tan importante buscando algún papel relacionado con ella, por ejemplo, y que haga que te retrases a la hora de entregar los resultados del día. Para ayudarte con ello, te dejamos cinco razones para alquilar un trastero en la nube como el que ofrecemos en Boxmotions y logres mantener tu hogar ordenado solo con aquellas cosas que realmente necesitas.

2. Ciberseguridad

A la hora de trabajar, y sin pensar en lo que ello conlleva, te conectas directamente al wifi de casa. El apartado de ciberseguridad hoy en día es crítico a la hora de teletrabajar usando tu red personal. Debes tener en cuenta que, de una manera global, ahora forma parte de la “red de tu empresa” y cualquier virus o acceso malintencionado puede afectar a sus documentos e información sensible. Este es justo el momento de ayudar a mejorar la seguridad de tu hogar con unos consejos básicos:

• Tu red no debería ser abierta y deberías modificar la clave de acceso por defecto por una que solo tú conozcas.
• Cambia la clave cada cierto tiempo para que estés seguro de que nadie con una clave antigua acceda a tu red.
• Habla con tu compañía si percibes accesos no permitidos en tu red.

 

3. Hardware

A continuación, te detallamos el equipamiento básico para sobrevivir al teletrabajo. Recuerda que debes hablar con tu empresa si careces de algo de esto y tienes problemas para desempeñar tu trabajo diario:

• Un portátil con conexión a internet —ya sea por cable o por wifi—.
• Si usas un ordenador de sobremesa, asegúrate de contar con webcam o cámara web. Las reuniones vía apps como Zoom o Teams son el pan de cada día con el teletrabajo.
• Micrófono y altavoces. Un altavoz externo o auriculares —con micrófono incorporado— te ayudarán a escuchar y ser escuchado mejor durante las videoconferencias.
• Conexión a internet en casa.

 

Como ayuda extra, te dejamos nuestros consejos para crear tu propio despacho en casa.

CTA: “calculadora de ahorro para un guardamuebles del futuro”

 

4. Software

Uno de los cambios más importantes que ha traído el teletrabajo, es el uso de una gran variedad de software que, o bien usabas con menos frecuencia, o ni siquiera tenías instalado anteriormente en la oficina. Es fundamental que tu empresa te mantenga actualizado sobre las herramientas que se implanten, tanto para el intercambio de documentos, como para las tareas colaborativas o para las muchas videoconferencias a las que deberás asistir a partir de ahora.

Y es que existen muchas herramientas distintas —algunas de ellas gratuitas— para trabajar en remoto. Tanto compañías más tradicionales como Microsoft y Google cuentan con muy buenas plataformas, pero es tu empresa la que tiene la última palabra a la hora de elegirlas. Te dejamos un listado de las que tienes disponibles y son más utilizadas para que comiences a familiarizarte con ellas:

• Zoom.
• Microsoft Teams.
• Skype.
• Google Hangouts.
• Telegram.
• Slack.
• Whatsapp.

 

Como es lógico trabajando en un entorno 100% online —y con cada app que utilicemos—, siempre debemos tener cierta cautela con lo que compartimos, con la forma de compartirlo y con la persona con la que lo estamos haciendo.

Con todo esto, ya estás listo para enfrentarte al teletrabajo de forma efectiva y, lo que es más importante, estando tranquilo y conociendo todo lo que vas a necesitar desde la comodidad de tu casa.